Multitaskaaminen, tämä kohtalaisen uusi termi tarkoittaa sitä, että et kykene keskittymään kunnolla mihinkään, vaan sekä työsi että vapaa-aikasi on täynnä tehtäviä, joista mahdollisimman monesta pyrit suoriutumaan yhtä aikaa. Kuulostaa tehokkaalta, mutta sitä multitaskaaminen ei aivotutkijoiden mukaan suinkaan ole. Monen asian tekeminen yhtä aikaa on tehnyt ihmisistä lyhytjänteisiä ja stressaantuneita. Tämän huomaan myös itsestäni. Jopa aamiaiseen keskittyminen on ajoittain vaikeaa.
Kuulostaa ja tuntuu tehokkaalta…voin allekirjoittaa. On voittajaolo, kun olen tehnyt päivän aikana monta monta tehtävää ja tehtävälistani on loppuunsuoritettu. Ja, jos ei ole, niin viimeisenkin tehtävän teen vielä pikaisesti illalla, samalla kun katson televisiota.
Multitaskaus vaatii paljon aivotyötä ja kuormittaa aivoja
Aivotutkija, psykologian tohtori Mona Moisalan mukaan mutitaskaus näkyy virheinä ja väsymisenä. Kun aivot tottuvat poukkoilemaan asiasta toiseen, ne ottavat sen yleiseksi toimintatavakseen. Ilmiöstä käytetään termiä ADT, attention deficit trait.
Vaikka keskittymiskykyvajeesta kärsivä ihminen saisikin mahdollisuuden tehdä asioita rauhassa, hän keskeyttää itse itsensä. Hänen mieleensä sykkii jatkuvasti uusia asioita, jotka estävät täysipainoisen keskittymisen työn alla olevaan asiaan. Tämä on selkeästi huomattavissa jo tuosta omasta aaamupalatarinastani.
Keskittymisvaje alkaa pitkittyessään kuormittaa aiheuttaen uupumusta, ahdistaa ja alentaa mielialaa. Ihmisen ylikuormittuessa hänen voimavaransa kapeutuvat ja suorituskyky heikkenee. Oman sietokyvyn ylittävä kuormitus johtaa taas stressiin, joka on pitkittyessään aivoille haitallista.
Epämääräinen levoton olo, muistiongelmat ja unihäiriöt ovat merkkejä aivojen pitkäkestoisesta ylikuormittumisesta. Nukahtaminen hankaloituu ja unesta tulee katkonaista, jolloin se vaikuttaa haitallisesti ihmisen kokonaisterveyteen. Unen puute heikentää keskittymiskykyä ja muistia, mikä jälleen ruokkii lyhytjänteistä tekemistä.
Stressaantuneena lyhytkestoisen työmuistin toiminta vaikeutuu, asioiden mieleen painaminen, laajojen kokonaisuuksien hallinta sekä luova toiminta muuttuvat tavallista jähmeämmäksi. Kun mieliala on alavireinen, esiintyy usein myös keskittymisvaikeuksia sekä uuden oppimisen ja mieleen palautuksen ongelmia. Kierre on valmis.
Miten selviytyä työelämässä?
Käytännön töiden osalta multitaskaaminen ehkä vielä onnistuu. Kaikkihan tiedämme, että pienten lasten äideillä on ilmiömäinen kyky selviytyä uskomattomasta määrästä yhtäaikaisia käytännön tehtäviä. Automaation tasolla olevia tehtäviä ihminen siis kykenee suorittamaan yhtäaikaakin, mutta vähänkin enemmän ajatustyötä vaativia tehtäviä ei, ainakaan hyvin.
Multitaskaaminen on tuttua monella työpaikalla. Työ yleensä sisältää keskittymistä vaativia hitaita työtehtäviä ja tehtäviä, jotka on tehtävä mahdollisimman nopeasti. Keskeytykset ovat työn tekemisen arkipäivää. Se, miten keskeytyksiä sietää, on myös persoonakysymys.
Osa ihmisistä on jo luonnostaan nopeampia käänteissään ja pystyvät reagoimaan hetkessä muuttuviin tilanteisiin ja ehkä sietävät keskeytyksiäkin paremmin niistä erityisemmin stressaantumatta. Suuri osa ihmisistä tarvitsee kuitenkin enemmän reagointiaikaa, ja he voivat kuormittua suurestikin keskeytyksistä.
Ajankäytön hallinnasta ja tehtävien priorisoinnista onkin tullut taitolaji, varsinkin kun itseohjautuvuutta vaaditaan yhä useammassa työssä. Tällöin on hyvä varata kalenterista aikaa työn suunnittelua ja arviointia varten.
Työpaikan säännöt, käytänteet ja työskentelytavat vaikuttavat yksittäisen työntekijän päivän kulkuun, mistä syystä työpäivä voi muodostua hyvinkin pirtaleiseksi. Työn tekemisen tapojen jatkuva muokkaaminen tulisi nähdä merkittävänä osana työtä.
Miten keskittyä ja siirtyä monotaskaamiseen?
Multitaskaamisen vastakohta on monotaskaaminen, joka tarkoittaa keskittymistä yhteen asiaan kerrallaan. Tällainen ei välttämättä kaikilla onnistu. Jotkut työntekijät nauttivat ja onnistuvat parhaiten työssään häiriöttömässä, rauhallisessa ympäristössä…kun taas toiset kokevat mielekkääksi pyöritellä yhtä aikaa monta keskeneräistä asiaa. Heidän on vaikea pysähtyä yhden asian ääreen kerrallaan. Kuinka on löydettävissä kultainen keskitie?
Vaihtelusta nauttivat ihmisetkin voisivat hyötyä yhteen asiaan keskittymisestä. Lennosta vaihtuvien työtehtävien sijaan heidän olisi tärkeää pyrkiä nostamaan vireyttä muulla tavoin. Esimerkiksi taukojumpat, istuen ja seisten työskentely, ehkä myös työpisteen vaihto voisivat auttaa keskittymään yhteen asiaan.
Keinoja multitaskaamisen vähentämiseen
Aivotutkijat esittävät erilaisia keinoja keskittymiseen. Etätyö toimii monilla, jos työ on sentyyppinen, että sen voi tehdä osittain tai kokonaan etätyönä. Tosin toimistosta voi lähteä vaikkapa kirjastoon työskentelemään, jolloin ylimääräiset keskeytykset vähenevät.
Sähköpostin jatkuvan seuraamisen sijaan voi postit tarkistaa esimerkiksi 3 kertaa päivässä, aamulla päivällä ja ennen työstä lähtöä, ellei työ ole help desk -tyyppistä. Useimmiten viesteihin ehtii hyvin vastaamaan saman päivän aikana. Harvat viestit ovat niin akuutteja, että niihin on vastattava välittömästi.
Edellä mainittu toimii myös kännykän kanssa. Jos olet työssä, jossa asiakkaat soittavat ja tarvitsevat apua, on tietysti tärkeää, että he saavat yhteyden mahdollisimman nopeasti. Mutta on monia töitä, joissa puhelimeen ei tarvitse heti vastata, vaan voi määritellä ajan, jolloin soittaa takaisin esimerkiksi viimeisen 2-3 tunnin aikana tulleisiin puheluin. Ennakkoon sovitut puhelut ovat asia erikseen.
Muistin varaan tehtävien jättäminen syö energiaa huomattavasti, joten on tärkeää suunnitella ja kirjata esimerkiksi kesken jääneet ja odottavat tehtävät ylös. Näin kognitiivisia resursseja vapautuu muihin tehtäviin.
Siirry monotaskaamiseen:
- Aseta selkeät rajat sosiaalisen median käytölle, vaikka niin, että päätät selailla Facebookia vain 5-10 minuuttia tiettynä aikana työpäivän aikana, ellei työsi sitten ole sosiaalisessa mediassa. Rajoita myös sosiaalisen median vapaa-ajan käyttöä. Onko tunti sosiaalisen median selailua iltaisin liikaa vai liian vähän?
- Listaa seuraavan päivän työtehtävät läpi jo edellisenä iltana.
- Pidä internet- selaimessa auki ainoastaan yksi ikkuna ja erityistä keskittymistä vaativissa tilanteissa valitse ”keskity” toiminto ruudun alalaidasta, jolloin ruudullasi ei näy muuta kuin se, mitä olet juuri tekemässä.
- Ota sähköposti-ilmoitukset pois käytöstä.
- Pidä töissä parin tunnin välein selkeä tauko (esim. 15 min), jolloin ajatuksesi saavat harhailla. Kävele, taukojumppaa, kuuntele musiikkia, tuijota ikkunasta ulos, lue kirjaa yms.
- Tarkista kännykkääsi tulleet ilmoitukset suunnittelemaasi aikaan. Laita ääni-ilmoitukset pois päältä.
- Jos mieleesi tulee ratkaistavia asioita, kirjoita ne ylös ja palaa niihin vasta, kun olet saanut tärkeämmät tehtävät tehtyä.
Löytyykö edellä mainitusta listasta jokin keino, jota voisit kokeilla?
Aivot tarvitsevat sekä lepoa että haasteita
Aivotutkija Mona Moisalan mukaan aivot tarvitsevat lepoa erityisesti ruuhkavuosissa ja vastaavasti haasteita eläköitymisen jälkeen. Aivot tarvitsevat siis myös sopivasti haasteita voidakseen hyvin ja säilyäkseen toimintakykyisinä.
Aivotutkijat Minna Huotilainen ja Mona Moisala ovat kirjoittaneet aiheesta kirjan:
Minna Huotilainen ja Mona Moisala: Keskittymiskyvyn elvytysopas (Tuuma, 2018)
Lue lisää:
Nyt on lupa laiskotella! Tämä yleinen virhe tappaa luovuuden alkuunsa
Terveyskylä / Aivotalo. Aivojen toimintakykyyn vaikuttavia tekijöitä
VOIMAPUU 